Agent vocal IA : un standard téléphonique qui répond et prend vos rendez-vous

Un agent vocal IA répond aux appels de votre entreprise quand vous ne pouvez pas le faire. Il parle avec une voix naturelle, en français et en espagnol, et s’appuie sur les informations que nous lui fournissons : horaires, tarifs, prestations et questions fréquentes.

Il prend aussi les rendez-vous directement dans votre agenda. Vous continuez à travailler et vous ne perdez plus de clients faute d’avoir décroché.

Qu’est-ce qu’un standard téléphonique IA ?

C’est un standard virtuel : un programme qui décroche, écoute ce que dit la personne et lui répond avec des phrases normales, comme le ferait quelqu’un de votre équipe.

Ce n’est ni un répondeur ni un menu du type « tapez 1, tapez 2 ». La personne parle naturellement et l’agent comprend ce qu’elle demande.

Il fonctionne 24 h/24, y compris le week-end et les jours fériés. Et il peut gérer plusieurs appels en même temps.

Pour qui ?

Cet accueil téléphonique IA est utile à toute entreprise qui reçoit des appels et ne peut pas toujours y répondre. Par exemple :

• Cabinets médicaux, dentistes et kinésithérapeutes.
• Salons de coiffure et instituts de beauté.
• Restaurants.
• Agences immobilières.
• Garages.
• Cabinets d’avocats, d’expertise comptable et autres professions libérales.

Il ne vous conviendra pas si vous ne recevez presque pas d’appels, ou si chaque appel demande une longue conversation avec un spécialiste.

Comment ça se passe chez vous : deux exemples

Ces exemples sont fictifs. Ils servent à montrer le type de conversation que l’agent prend en charge.

Exemple : un cabinet dentaire

Il est 21 h et le cabinet est fermé. Un patient appelle parce qu’il a perdu un plombage.

L’agent le salue au nom du cabinet. Il lui indique les horaires, lui demande ce qui se passe et lui propose les créneaux libres de la semaine. Le patient en choisit un et le rendez-vous est inscrit dans l’agenda du cabinet.

Le lendemain matin, l’accueil trouve le rendez-vous déjà dans l’agenda.

Exemple : un restaurant

Vendredi midi, toute l’équipe est en salle. Le téléphone sonne cinq fois d’affilée.

L’agent répond à tous les appels en même temps. À certains, il indique s’il y a des plats sans gluten ou où se garer, si nous le lui avons appris. Pour d’autres, il note la réservation dans l’agenda.

Personne n’a besoin de quitter la salle pour décrocher.

Prise de rendez-vous IA dans votre agenda

L’agent consulte les créneaux libres et inscrit le rendez-vous dans votre agenda (Google Agenda). Vous évitez les doubles réservations et vous n’avez plus à recopier les rendez-vous à la main.

Si le client préfère parler à quelqu’un, ou si la demande est délicate, l’agent peut transférer l’appel à une personne de votre équipe.

Après chaque appel, vous recevez un résumé de la conversation.

En français et en espagnol

L’agent répond en français et en espagnol, dans la langue de la personne qui appelle.

C’est pratique si vous travaillez dans une zone touristique, près de la frontière ou avec une clientèle espagnole.

Ce qui est inclus

• La configuration de l’agent avec les informations de votre entreprise.
• Une voix naturelle, en français et en espagnol.
• Un accueil 24 h/24, avec plusieurs appels en même temps.
• La connexion à votre agenda pour prendre les rendez-vous.
• 1 000 minutes d’appels par mois.

Comment nous le mettons en place

1. Vous nous expliquez comment vous travaillez. Horaires, prestations, tarifs, questions qu’on vous pose tout le temps et façon de fixer les rendez-vous.
2. Nous préparons l’agent. Nous rédigeons ses consignes et le connectons à votre agenda.
3. Vous le testez. Vous l’appelez, vous lui posez des questions difficiles et vous nous dites ce qu’il faut changer.
4. Nous l’activons. Les appels de votre entreprise arrivent à l’agent grâce à un renvoi d’appel depuis votre numéro actuel.

Cette mise en service est facturée une seule fois : 290 € HT.

Les informations à préparer

Mieux il connaît votre entreprise, mieux il répond. Avant de commencer, rassemblez :

• Vos horaires, y compris les jours fériés et les congés.
• Les prestations et les tarifs que l’on peut annoncer au téléphone.
• Les dix questions qu’on vous pose le plus souvent.
• Votre façon de fixer les rendez-vous : durée, jours et battement entre deux rendez-vous.

Ce qu’il ne fait pas

Nous préférons être clairs sur ses limites dès le départ :

• Il ne sait que ce que nous lui apprenons. Il répond avec les informations que nous lui avons données. Si on lui demande autre chose, nous le préparons à le dire plutôt qu’à improviser.
• Il ne remplace pas un professionnel. Il ne donne aucun conseil médical, juridique ou technique.
• Il n’encaisse aucun paiement par téléphone.
• Il ne parle pas d’autres langues que le français et l’espagnol.
• Il ne fait pas de prospection téléphonique. Il est conçu pour répondre aux appels que vous recevez.

Si vos horaires, vos tarifs ou vos prestations changent, il faut mettre à jour ses informations pour qu’il continue à bien répondre.

Prix de l’agent vocal IA

Un exemple de calcul : si vous utilisez 1 200 minutes dans le mois, vous payez les 450 € HT plus 200 minutes supplémentaires à 0,25 €, soit 50 € HT. Total : 500 € HT.

Pour vous faire une idée : avec des appels d’environ 3 minutes, 1 000 minutes représentent à peu près 330 appels par mois.

Ce tarif figure avec tous les autres sur la page tarifs création site web et services IA.

Il se combine bien avec nos autres services

L’agent fonctionne encore mieux si votre site donne les mêmes informations. Vous n’avez pas encore de site ? Découvrez votre site web en une semaine.

Nous pouvons aussi relier ce qui se dit au téléphone à vos autres outils. Nous vous expliquons comment dans automatisation IA pour les PME.

Pour savoir s’il est adapté à votre entreprise, indiquez-nous combien d’appels vous recevez via le formulaire de contact de Millet Studio.